Wie bereite ich eine Besprechung vor?

Eine gut vorbereitete Besprechung spart Zeit und hilft dabei, schneller zum gewünschten Ziel und zu konkreten Ergebnissen zu gelangen. Legen Sie deshalb das Ziel der Besprechung vorab fest und erstellen Sie eine Agenda mit den wichtigsten Themen, die Sie rechtzeitig an alle Teilnehmer übermitteln. Hilfreich ist hier auch ein ungefährer Zeitplan als Anhaltspunkt. Wenn Sie jedem Thema ein grobes Zeitfenster zuordnen, kann dies als Orientierung während der Besprechung dienen und eventuell abschweifende Diskussionen vermeiden.

Prüfen Sie, welche Ausstattung Sie für den Besprechungsort benötigen, und legen Sie dementsprechend fest, wo die Besprechung stattfinden soll. Brauchen Sie beispielsweise einen Bildschirm, Flipcharts oder Tontechnik? Wie groß muss der Raum sein, damit die gewünschte Bestuhlung umgesetzt werden kann? Für längere Besprechungen sollten Sie außerdem ausreichend Pausen einplanen und für Snacks und Getränke sorgen. Damit schaffen Sie angenehme Rahmenbedingungen, in denen sich die Teilnehmer wohlfühlen und konzentrieren können.

Das Team von Tagungsraum Dortmund berät Sie gerne bei der Wahl des passenden Raumes, sorgt für die gewünschte technische Ausstattung und kümmert sich auf Wunsch um Ihr Catering.